Privacy policy
NIRAS Property [CVR-nummer:26127025] is data responsible for the information we collect from you, and we ensure that your personal data are processed in compliance with the legislation.
We take your personal data protection seriously, and hence we have adopted the present privacy policy, below you will see how we process your personal data.
Contact details
If you want to contact us regarding our processing of your personal data, please contact us at
Sortemosevej 21, 3450 Allerød, Denmark
GDPR@niras.com / T: +45 2814 2044
Processing of personal data
Personal data are all kinds of information that to some extent are related to you personally. If, for some reason, you do not want us to process this information, it may cause problems to maintain and meet possible agreements and legal obligations.
Potential residents
For you to become our residents, we will need to collect the following personal data on you:
- Name
- Enterprise
- Telephone number
- Address
- CVR number sole trader
We collect personal data on our residents for the following purposes:
- Possible future cooperation or financial transaction
- Administration of your relation to us
We collect this information on the following legal basis:
- The company’s legitimate interest in collecting and preserving data of our potential residents is to promote the communication between the two parties. Only data that have been provided by the residents will be retained.
We retain the personal data for as long as the legislation allows, and we will erase them when we do not need them any longer. The period depends on the character of the information and the background for our retaining it. Typically, data concerning potential residents will be deleted after termination of the agreement or when the correspondence is no longer considered relevant. We will, however, retain the data as long as the residents relation still exists.
- Data on potential residents will be erased no later than two years after the last contact or on the residents demand
Resident
For you to become our resident, we will need to collect the following personal data on you:
- Name
- Enterprise
- Telephone number
- Address
- CVR number sole trader
- Signature
We collect personal data on our residents for the below purposes:
- Processing your purchase, and delivery of our services
- Administration of your relation to us
We collect this information on the following legal basis:
- The processing takes place based on fulfilment of the contract between the resident and NIRAS A/S
We retain the personal data for as long as the legislation allows, and we erase them when we do not need them any longer. The period depends on the character of the information and the background for our retaining it. Typically, data concerning potential resident will be erased upon termination of the agreement.
- Data on the resident will be erased no later than five years after termination of the relationship.
Suppliers and cooperating partners
For you to become our supplier or cooperating partner, we will need to collect the following personal data about you:
- Name
- Address
- Telephone number
- CVR number sole trader
- Signature
We collect personal data on our suppliers and partners for the below purposes:
- Processing our purchase/services
- Administration of your relation to us
We collect information on the following legal basis:
- The processing takes place based on fulfilment of the contract between the residents and NIRAS A/S
We retain the personal data for as long as the legislation allows, and we erase them when we do not need them any longer. The period depends on the character of the information and the background for our retaining them. Typically, data concerning potential residents will be deleted upon termination of the agreement.
- Data on the supplier will be erased upon expiry of the product warranty, otherwise information is retained in accordance with the accounting act
Applicants
When we receive your application, it will be read through and handled according to the following principle:
Your application including enclosures will be distributed internally to relevant persons involved in the recruitment process.
Personal data received during the recruitment process will be processed as follows: Consent; It is the understanding that in connection with the applicant himself passing on his data to NIRAS, then these data are processed with the consent of the applicant, and our processing will stop at the point in time when the consent is withdrawn.
We will store your application including enclosures until we find the right candidate, and the recruitment process comes to an end. Hereafter your application including enclosures will be erased.
In case of uninvited applications, we will store your application including enclosures for six months, after which it will be erased.
If we want to store your application including enclosures for more than six months, we will contact you to obtain your consent.
Your consent is non-compulsory, and you can withdraw you consent at any time by contacting us, cf. above contact information.
Other information on the process
Security
We have taken the necessary technical and organizational measures to prevent your personal data from being accidentally or illegally deleted, published, lost, deteriorated or made known to unauthorized persons, abused or otherwise processed in violation of the law. The Data Responsible will ensure that the processing can take place only when all data protection principles have been met, cf. the Data Protection Regulation, section 5.
In order to increase awareness of the importance of employee conduct, awareness campaigns are conducted with information, quizzes and phishing tests.
Other IT safety measures are carried out as follows:
NIRAS have full focus on our IT security. The users’ awareness and the IT department’s preparedness are highly valued. Servers and PCs and other critical equipment are protected and patched on a regular basis, etc.
NIRAS has an IT security policy that takes into account necessary security measures.
Data mining
We collect, process and retain only the personal data that are necessary to fulfil our stipulated goals. In addition, it may be subject to legislative control what kind of data collection and storage is needed for our business operation. The kind and scope of information we process may also be determined by the requirement to fulfil a contract or any other legal obligation.
We keep data up to date
Since our services depend on your data being correct and up to date, we ask you to inform us of relevant changes to your data. You can use the contact details stated above to notify us of changes, we will then make sure to update your personal data. In case we become aware that your data are incorrect, we will update them and keep you informed.
Passing of information
We use several third parties to retain and process the data, including suppliers of IT solutions: Microsoft, E-conomic and WordPress. These companies solely process information on our behalf and may not use it for their own purposes. Where applicable, data may be passed on to lawyers, banks, government agencies, subsidiaries, accountants, insurance companies, and pension providers.
We only use data companies in the EU and third countries having the necessary security-related guarantees, and companies in countries that can provide your data with adequate protection.
In some cases, however, we use American software and solutions in connection with the daily operation. A risk assessment is conducted for each provider.
Your rights
- You have a right any time to be informed about the data we retain on you, where they come from and what we use them for. You can also get information about how long time we store your personal data and who receives data about you to the extent we pass on data in Denmark and abroad.
- On your request we can give you the data we retain on you. However, access may be restricted for the sake of other persons’ privacy protection, trade secrets and intellectual property rights.
- If you believe that the personal data, we retain on you are inaccurate, you have a right to have them corrected. You need to contact us with information of the inaccuracies and how they can be corrected. Please be as specific as possible about your corrections, otherwise, it will complicate our work, and may in some cases lead to our non-compliance with your correction.
- In some cases, we will have an obligation to erase your personal data. This applies e.g. if you withdraw any consent given. If you believe that your data are no longer required in relation to the purpose for which we obtained them, you may ask us to erase them. Moreover, you can contact us if you believe your personal data are being processed in violation of the law or other legal obligations.
- You have a right to file a complaint with the Danish Data Protection Agency Datatilsynet
- You have a right to raise an objection to our processing of your personal data. You can also object to our passing on your data for marketing purposes. You can send your objection to us using the contact details above. If your complaint is justified, we will make sure to stop processing your personal data.
- You can use data portability if you want your data transmitted to another data responsible or data controller.
- We erase your personal data on our own initiative when they are no longer required for the purpose for which we collected them, or when we have no lawful rights to store them any longer.
When you contact us with a request to have your personal data corrected or erased, we will investigate whether the conditions are fulfilled, and will hence implement corrections or erasure as soon as possible.
You can exercise your rights by contacting us. Our contact details are found at the beginning of this document.
Last edited: 22-10-2021
Privatlivspolitik
NIRAS Property [CVR-nummer:26127025] er dataansvarlig for de oplysninger vi indsamler om dig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig hvordan vi behandler dine data.
Kontaktoplysninger
Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:
Sortemosevej 21, 3450 Allerød, Danmark
GDPR@NIRAS.dk / T: +45 2814 2044
Behandling af personoplysninger
Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker at vi behandler disse oplysninger, kan det være problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retslige forpligtelser.
Potentielle lejere
For at du kan blive lejer hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:
- Navn
- Virksomhed
- Telefonnummer
- Adresse
- CVR nr. enkeltmandsvirksomheder
Vi indsamler personoplysninger om potentielle lejere til følgende formål:
- Muligt fremtidigt samarbejde eller købstransaktion
- Administration af din relation til os
Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- Virksomhedens legitime interesse i at indsamle og opbevare oplysningerne af de potentielle lejere, er at kunne fremme kommunikationen mellem de to parter. Der bliver kun opbevaret oplysninger, som er offentliggjort af den potentielle kunde selv.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle lejere blive slettet efter aftalens ophør eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere. Dog vil oplysningerne blive opbevaret så længe kundeforholdet stadig bistår.
- Oplysninger om potentielle lejere slettes 2 år efter sidste kontakt eller ved anmodning herom.
Lejere
For at du kan være lejer hos os, er det nødvendigt at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- CVR nr. enkeltmandsvirksomheder
- Underskrift
Vi indsamler personoplysninger om lejere til følgende formål:
- Behandling af dit køb og levering af vores ydelse
- Administration af din relation til os
Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- Behandling sker på baggrund af opfyldelse af kontrakt med lejer og NIRAS Property.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. lejere blive slettet efter aftalens ophør.
- Oplysninger om lejere slettes senest 5 år efter lejerelationens ophør
Leverandører og samarbejdspartnere
For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt at, vi indsamler følgende personoplysninger om dig:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- CVR nr. enkeltmandsvirksomheder
- Underskrift
Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:
- Behandling af vores køb/ydelser
- Administration af din relation til os
Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:
- Behandling sker på baggrund af opfyldelse af kontrakt med leverandøren og NIRAS Property.
Vi opbevarer oplysningerne opbevares i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. lejere blive slettet efter aftalens ophør.
- Oplysninger om leverandører slettes når garantien på købte produkter er udløbet ellers gemmes oplysningerne i henhold med bogføringsloven.
Jobansøgere
Når vi modtager din ansøgning, vil den blive gennemlæst og behandlet efter følgende forskrifter:
Ansøgningen med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen.
Personoplysninger som fremkommer i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet på følgende behandlingsgrundlag: Samtykke; Der antages at i forbindelse med at ansøgeren selv videregiver sine oplysninger til Niras, så behandles oplysninger på baggrund af ansøgerens samtykke, og behandlingen vil stoppes i det tidspunkt, hvor samtykket tilbagetrækkes.
Vi gemmer din ansøgning med bilag indtil vi finder den rette kandidat, og rekrutteringsprocessen bliver afsluttet. Herefter vil din ansøgning med bilag blive slettet.
Ved uopfordrede ansøgninger gemmer vi din ansøgning med bilag i 6 måneder, hvorefter de bliver slettet.
Hvis vi gerne vil gemme din ansøgning med bilag i mere end 6 måneder, kontakter vi dig for at få dit samtykke til dette.
Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.
Øvrige oplysninger om behandling
Sikkerhed
Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at forhindre at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Den dataansvarlige sikrer sig, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt. Jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 5.
For at hæve bevidstheden omkring betydningen af ansattes adfærd, bliver der gennemført awareness kampagner med info, quizzer og phishing tests.
Af andre IT-sikkerheds tiltag er der gennemført følgende:
NIRAS Property er meget bevidst om IT-sikkerhed. Både brugernes awareness og IT-afdelingens parathed holdes højt. Servere og Pc’erne og andet kritisk udstyr beskyttes og patches jævnligt… etc.
NIRAS Property har udarbejdet en IT-sikkerheds politik som tager højde for nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.
Dataminimering
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type oplysninger, der er nødvendige at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de oplysninger, vi behandler, kan også være bestemt af behovet for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.
Vi holder data ajour
Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine persondata. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at data ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.
Videregivelse af oplysninger
Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandører af it-løsninger, Microsoft, E-conomic og WordPress. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. I relevante tilfælde videregives data til advokater, banker, offentlige instanser, filialer, revisor, forsikringsselskaber og pensionsselskaber.
Vi anvender kun databehandlere i EU eller tredjelande som har de nødvendige sikkerhedsmæssige garantier, samt virksomheder i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.
Vi benytter dog i vise tilfælde Amerikanske software og løsninger i forbindelse med den daglige drift. Der bliver fortaget en risikovurdering for hver enkel udbyder.
Dine rettigheder
- Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
- Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
- Hvis du mener at de persondata vi behandler om dig er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Du bedes være præcis omkring din rettelse ellers vil det besværliggøre vores arbejde og kan i visse tilfælde føre til at vi ikke kan efterkomme din rettelse.
- I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
- Du har mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
- Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at standse behandlingen af dine persondata.
- Du har mulighed for at benytte dig af dataportabilitet, i fald du ønsker dine oplysninger flyttet til en anden dataansvarlig eller databehandler.
- Vi sletter af egen drift dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det formål de er indsamlet til, eller når vi ikke har en retslig grundlag til at opbevare dem længere.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Sidst redigeret: 22-10-2021